מערכות לניהול ציי רכב, נועדו לאפשר למנהל הצי לעקוב באופן קבוע ועדכני אחר מרכיבים מן הרכבים הנמצאים בשטח, המשפיעים ישירות על איכות ובטיחות הנהיגה ועל הרווח התפעולי של צי הרכב. רוב המערכות לניהול ציי רכב משלבות מידע המגיע ממערכת רשם נתונים לרכב (קופסה ירוקה) ומערכת ניהול צי.
רשם נתונים לרכב מנטר את מאפייני ההתנהגות של נהג וסווג רמת הסיכון בנהיגתו באמצעות איסוף ועיבוד נתוני מהירות, האצה/האטה ושקלולם באמצעות מודל מתאים, לצורך איתור מצבי הסיכון הנגזרים מכל סוג של נהיגה לא בטוחה/בטיחותית המאופיינת באוריינטציה שגויה של הנהג בתפעול הרכב (האצה גבוהה, ביצוע עקומות במהירות גבוהה, בלימות חירום, ניהוג ייתר ועוד). רשם הנתונים לרכב, עוקב אחר משתנים בעבודת המנוע ומערכת החשמל המאפשרים קבלת תמונה עדכנית של ניצולת הדלק ומקדמי בלאי (צמיגים, בלמים, מצבר ומנוע, שינויי טמפרטורה בארגזי קירור ועוד), תוך מטרה לצמצמם למינימום האפשרי.רשם הנתונים לרכב מאפשר למנהל הצי קבלת תמונה עדכנית של פיזור הרכבים ותנועתם בהתאם למשימות הנדרשות (GPS), לצורך ארגון יעיל ורווחי יותר לחברה ולקוחותיה.
סוג יישום נוסף, הן תוכנות לניהול ציי רכב המיועדות להיבט הרווח התפעולי. תוכנות אלו, מאפשרות למנהל צי הרכב, לעקוב אחר כרטיסי נהג, כרטיסי רכב, טיפולים שוטפים, ממשקים למערכות שונות ועוד. המערכת מפיקה דוחות ניהוליים הנותנים תמונה מקיפה ומדויקת על עלויות והוצאות צי הרכב ברמת המחלקה, החטיבה והחברה ומאפשרת הקמת מערך התרעות, תזכורות ועוד לרבות מעקב אחר נושא תאונות, עבירות תנועה וכלל היסטוריית הפעילויות של הרכבים והנהגים. חלק מן התוכנות ניתנות להפעלה כאפליקציה מתוך הדור החדש של הטלפונים הניידים.
מערכת ניהול צי רכב, משקללת עבור מנהל הצי את סך הנתונים לכדי תמונה כוללת בה מאופיינים איכות ובטיחות הנהיגה, תפעול חסכוני של הרכב תוך צמצום של הפגיעה באיכות הסביבה ופיזור הרכבים בהתאם למשימות החברה.
קיימות מספר תצורות למערכות אלו (קופסה ירוקה / דלקנים / תוכנות / או אחר), כאשר רובן מספקות נתונים זהים, אם כי לא כולן נותנות משוב לנהג בזמן אמת (הן לגבי דפוס הנהיגה והן לגבי רמת תפעול הרכב). ברוב המערכות, קיימת תקשורת בין מנהל צי הרכב והנהג (סלולאר או אחר), המאפשר טיפול מיידי בגורם הבעיה.
על פי תוצאות מחקרים שבוצעו עד כה עולה כי השימוש במערכת ניהול צי רכב, משפיע לטווח ארוך על יכולתו של מנהל צי הרכב להפעיל נהגים זהירים ויעילים, תוך חיסכון גבוה בהוצאות התפעול והתחזוקה ותוך צמצום משמעותי של הפגיעה באיכות הסביבה. המערכת מורכבת כמוצר מדף, ניתן להרכיב אותה ברוב הרכבים (על ידי מתקין מורשה של ספק השירות) והיא אינה דורשת תפעול מיוחד למעט את התמצאות מנהל הצי מערכת הניהול. המערכות אף מאפסות את עצמן באופן אוטומאטי בין הנסיעות כאשר מתחלף נהג. סיכונים: נכון להיום, לא ידועים כל סיכונים הנובעים מהימצאותה של המערכת ברכב, או מן השימוש בה.
